Vernetztes Arbeiten braucht eine Struktur, die jedem Teilnehmer die aktive Mitarbeit erlaubt und alle Beteiligten zu jeder Zeit auf den gleichen Kenntnisstand bringt. Hierfür eignet sich am besten eine „Collaboration Platform“, die im Sinne des collaborative eGovernment aufgebaut ist.

Collaborative eGovernment erweitert die reine Informationsbereitstellung durch einen oder wenige Beteiligte um aktive Elemente, die eine echte Zusammenarbeit ermöglichen. Eine solche Plattform ist nicht nur geeignet, um Dokumente für einen größeren, dezentralen Teilnehmerkreis zur Verfügung zu stellen. Sie hilft vielmehr dabei, den Wissens- und Erfahrungsaustausch zwischen den einzelnen Teilnehmern und Gruppen zu organisieren und zu vereinfachen und kreative Prozesse anzuregen.

Besonders für die transnationale Zusammenarbeit sind Kollaborationsplattformen ein Muss für die Erleichterung der täglichen Arbeit. Die atene KOM Plattform ist auf diese Arbeit angepasst, es werden sowohl verschiedene Sprachen, als auch individualisierte Funktionen und Zugänge bereitgestellt.

Geschützter Arbeitsbereich

Eine Collaboration Platform ist ein geschützter Arbeitsbereich, der nur ausgewählten Personen (Mitgliedern einer Arbeitsgruppe, eines Netzwerks) mittels individualisierter Zugangsdaten zur Verfügung steht. Dabei muss nicht jedem Mitglied Zugriff auf die gesamte Plattform gewährt werden – es können Hierarchie- oder Projekt-/Arbeitsgruppenbezogen Zugangsberechtigungen vergeben werden, die jederzeit an den Bedarf angepasst werden können. Diese Zugangsberechtigungen sind für das Hochladen und Abrufen von Informationen bzw. das Einstellen von Beiträgen getrennt und gestaffelt zu vergeben.

Moderation/Management

Um einen reibungslosen Ablauf der Prozesse auf der Plattform zu gewährleisten gibt es einen Manager bzw. Administrator, der Zugangsrechte verteilt, gegebenenfalls neue Foren oder Projekte einrichtet und als Ansprechpartner für technische Fragen zur Verfügung steht. Für jedes einzelne Projekt bzw. jede einzelne auf der Plattform eingerichtete Arbeitsgruppe und jedes Forum gibt es darüber hinaus mindestens einen Moderator, der darauf achtet, dass die Sachebene eingehalten wird und nur themenrelevante und sachliche Beiträge veröffentlicht werden.

Startseite/Dashboard

Jedem Teilnehmer steht eine eigene Startseite zur Verfügung, über die der Nutzer einen schnellen Überblick über und einen schnellen Zugriff auf alle für ihn relevanten Einzelprojekte/Vorgänge und die dazugehörenden Kontakte zu anderen Gruppenmitgliedern erhält. Die Startseite ist jedoch auch für jeden Teilnehmer individualisierbar, um einen möglichst hohen Grad an Funktionalität und Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Persönliche Arbeitsabläufe und Arbeitsgewohnheiten können so berücksichtigt werden.

Dokumentenbibliothek

Über die Dokumentenbibliothek besteht einerseits die klassische Möglichkeit, Dokumente schnell und strukturiert abzulegen und aufzurufen. Jeder Nutzer kann damit den gleichen aktuellen Kenntnisstand voraussetzen. Darüber hinaus gibt es auch die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Arbeitsstände zu kennzeichnen, zu kommentieren und für jeden Teilnehmer den Status eines Dokuments deutlich zu machen. Gerade das Erarbeiten gemeinsamer Strategien und Positionen wird dadurch vereinfacht.

Forum

Über das Forum kann ein direkter Austausch zwischen den einzelnen Mitgliedern erfolgen. Für jeden Themenbereich wird dabei ein eigenes Forum eingerichtet, um die Diskussionen und den Erfahrungsaustausch so effektiv wie möglich gestalten zu können. Dabei ist es möglich, gezielt auf Dokumente innerhalb und außerhalb der Plattform zu verlinken.

Projekte/Arbeitsgruppen

Innerhalb der Plattform kann jederzeit eine unbegrenzte Anzahl von Projekten bzw. Arbeitsgruppen zu einzelnen Themen eingerichtet werden, die die Arbeit des Netzwerks strukturieren und vereinfachen. Hier gibt es auch die Möglichkeit Projekt- und Arbeitsgruppenbezogene Foren einzurichten, um gezielt Diskussionen führen zu können bzw. Vorgänge zu kommentieren.

Blog

Für konkrete Teilprojekte kann es interessant sein, den Verlauf zeitnah zu dokumentieren, um Stärken, Schwächen und Hindernisse der jeweiligen Umsetzungsstrategie schnell erkennen zu können und evtl. Hilfe und Anregungen von anderen Nutzern zu erhalten. Ein Blog wird für einen einzelnen Nutzer eingerichtet, der die Inhalte liefert. Andere Nutzer haben jedoch die Möglichkeit die Beiträge zu lesen und zu kommentieren.

Kalender

Zu den Grundfunktionen einer Plattform gehören ein gemeinsamer, bzw. mehrere Projekt- und Arbeitsgruppenbezogene Kalender. In einem gemeinsamen Kalender können z.B. Veranstaltungen oder andere für Alle interessante Termine der unterschiedlichen Projektuntergruppen eingetragen werden. Projektbezogene Kalender lassen auch Termine zu, die Arbeitsschritte oder Treffen von Arbeitsgruppen kennzeichnen.

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